Gerenciamento de fluxo de caixa para pequenas empresas

Há uma série de tarefas que são essenciais para serem incluídas em qualquer sistema de gerenciamento de fluxo de caixa de pequenas empresas.

Algumas tarefas são diárias, algumas são semanais e outras são mensais. Definir quem é responsável pelas tarefas e verificar rotineiramente que elas são feitas é um bom gerenciamento. Seja proativo em saber que dinheiro você precisará no futuro.

Tenha compromisso

Para gerenciar o fluxo de caixa de uma empresa, dentro da operação do dia a dia, é essencial incluir as seguintes tarefas:

1. Prepare e revise seu Plano de Fluxo de Caixa semanalmente. Quanto dinheiro você está começando, que dinheiro é devido e que dinheiro é devido;
2. Reconcilie seu dinheiro recebido diariamente, incluindo pagamentos recebidos de cartões de crédito. Monitore seus controles internos para lidar com dinheiro. Faça com que pessoas diferentes conciliem suas contas bancárias e contas em dinheiro com as que depositam cheques e dinheiro;
3. Revise seus lucros e perdas pelo menos mensalmente. De preferência, prepare seu P & L internamente ou peça ao seu contador para fazer isso por você, mas não espere muito. Os pacotes de software de contabilidade, como Quickbooks e MYOB, são adequados para uma variedade de pequenas empresas e são fáceis de configurar para gerar relatórios de P & L;
4. Revise seu Balanço mensal. Calcule seu índice rápido (ativos líquidos divididos pelo passivo circulante) – deve ser maior que 1 e seu índice atual (ativos divididos por passivos) – pelo menos 2 para 1 é bom;
5. Assegure-se de que qualquer excesso de caixa esteja gerando juros e seja de fácil acesso;
6. Consulte seu banco para obter uma linha de crédito antes de precisar;

Um dono de pequena empresa pode usar muitos chapéus em sua empresa, no entanto, o gerenciamento de fluxo de caixa é uma área que o dono da empresa não deve delegar ou ignorar.

Facilite o pagamento dos seus clientes

É apenas lógico que seus clientes paguem mais cedo se você facilitar para eles. Veja como. Primeiro, quando você estabelece um relacionamento com um cliente, declare seus termos e opções de pagamento antecipadamente. Deixe seus clientes saberem se você aceita dinheiro, cheques, cartões de crédito e pagamentos on-line.

Em segundo lugar, comece a aceitar cartões de crédito. À medida que seus clientes começarem a experimentar seus próprios fluxos de caixa, eles vão querer gerenciar seu fluxo de caixa usando cartões de crédito para pagar pelos serviços.

Ao aceitar cartões de crédito, você aumentará suas chances de ser pago em tempo hábil. Nos dias de hoje, pequenas empresas que vão de encanadores a contadores estão aceitando cartões de crédito e vendo um aumento de fluxo de caixa como resultado.

Embora você tenha que pagar de 1% a 3% para um processador de cartão de crédito, o aumento no fluxo de caixa de sua pequena empresa faz com que as taxas valham a pena pagar. Lembre-se que 90% das falhas de negócios se devem ao fluxo de caixa.

Terceiro, considere aceitar pagamentos on-line por meio de serviços como o PayPal, Verisign, Quickbooks ou Authorize.net.

Seus clientes estão tão ocupados quanto você e, ao permitir que eles paguem on-line, você permite que eles processem o pagamento em um horário conveniente, o que pode não acontecer durante o horário comercial normal.

Não tenha medo de pedir o seu dinheiro

Estudos mostram que os lembretes amigáveis, ao longo das linhas de, “Você conseguiu minha conta e quando posso esperar o pagamento?” pode aumentar significativamente as taxas de pagamento.

Antes de começar a solicitar o pagamento, certifique-se de que você esclareceu seus termos de pagamento no início de seus relacionamentos com seus clientes. Em seguida, use o software para rastrear a idade de várias contas a receber, de modo que você possa facilmente listar os clientes que pagam mais tarde, e comece a ligar com lembretes amigáveis.

Finalmente, se necessário, considere usar uma agência de cobrança externa para contas extremamente inadimplentes. Use essa opção com cautela, pois você pode afetar negativamente sua relação comercial com seus clientes que pagam mais tarde ou outras pessoas que conheçam esses clientes.

Equilibre sua Base de Clientes para o Fluxo de Caixa Estável

Dependendo de como você normalmente fatura produtos ou serviços em sua empresa, você pode criar um fluxo de caixa mais estável em sua empresa usando diferentes estruturas de pagamento para diferentes clientes.

Por exemplo, se o seu negócio é sazonal ou sofre flutuações no fluxo de caixa, considere trocar alguns clientes para uma base de retenção para que o fluxo de caixa mensal seja mais estável.

Com um retentor, você oferece ao seu cliente uma certa quantidade de produtos ou serviços por uma taxa fixa por mês. Para incentivar os clientes a mudarem para esse método, considere lançar alguns produtos ou serviços de bônus no mix ou oferecer um pequeno desconto. Embora isso possa reduzir um pouco sua margem de lucro, você obterá o benefício de um caixa mais regular a cada mês.

Pode levar algum tempo para implementar essas estratégias. Por exemplo, se você decidir aceitar pagamentos com cartão de crédito, precisará configurar sua empresa com uma empresa de serviços comerciais.

Da mesma forma, se você optar por transferir alguns de seus clientes para uma base de retenção, precisará gastar algum tempo de qualidade com esses clientes para persuadi-los de que um retentor é uma solução em que todos ganham.

No entanto, você descobrirá que, se investir esse tempo e esforço na frente, seu saldo bancário refletirá um fluxo de caixa muito mais saudável, o que é crucial nos tempos econômicos difíceis de hoje.

Termos do Fornecedor

Sua empresa pode usar um determinado número de dias para receber pagamentos de seus fornecedores. Em qualquer caso, sua empresa deve evitar o uso de dinheiro na entrega ou na compra para pagar os fornecedores.

Se a sua empresa estiver no início e os fornecedores não aceitarem os termos, é preferível colocar um depósito ou um cartão de crédito e negociar os termos com 30 ou mais dias para pagar.

Não use o cartão de crédito em todas as transações porque você não pode controlar o fluxo de caixa. A única maneira de usar o cartão de crédito regularmente em cada transação é quando a margem do produto é alta, de modo que o lucro do negócio seja alto o suficiente e você não precisa se preocupar em pagar pelos materiais do fornecedor quando a fatura do cartão de crédito chegar.

Caso a empresa tenha condições de pagamento predefinidas com os fornecedores, mas ainda assim o fluxo de caixa seja um problema, negocie com os fornecedores para pagar em parcelas.

Pré-arranjar para pagar, mas mudar a data de vencimento mais para o futuro, para permitir que o dinheiro flua. Dessa forma, mais dinheiro vem mais rápido do que sai, por isso há fluxo de caixa de negócios disponível para executar sua empresa.